Quel format de lettres commerciales choisir ?
Quel format de lettre commerciale devez-vous utiliser ? Cela dépend si vous rédigez une lettre pour vous-même ou pour le compte de votre employeur.
Lorsque vous travaillez pour une entreprise, il est probable que cette dernière ait une préférence pour un certain style de lettre d’affaires. En fait, dans certains cas, un modèle est utilisé pour préparer la correspondance. Ainsi, toutes les lettres ont un aspect uniforme. Cependant, si vous rédigez votre propre lettre d’affaires, vous avez le choix entre trois formats.
Les trois choix de format pour les lettres commerciales
Les trois choix de format de lettre commerciales sont :
- le style en bloc,
- le style en bloc modifié,
- le format semi-bloc.
Le style en bloc
La configuration d’une lettre en bloc est assez simple, car chaque ligne commence à affleurer avec la marge gauche. L’exemple suivant montre comment le configurer :
Votre adresse
(laissez quatre espaces)
La date
(laissez deux espaces)
L’a.dresse intérieure suivie d’un double espace
La salutation, suivie de deux espaces
Le corps de la lettre suit. Une fois que vous avez terminé, laissez quelques lignes vides et tapez la conclusion (Sincèrement, Bien à vous, etc.).
Vous devrez laisser un espace pour la signature. Quatre espaces devraient suffire, mais vous pouvez en ajouter un supplémentaire si nécessaire. Si vous tapez la lettre pour la signature d’une autre personne, ajoutez vos initiales sous l’espace réservé à la signature de la personne. Une notation de pièce jointe peut également être ajoutée.
Le style en bloc modifié
Pour configurer une lettre en bloc modifiée, certaines pièces restent sur la marge gauche et d’autres sont centrées. Voici comment procéder :
Votre adresse (cadrée à gauche)
(laissez quatre espaces)
La date (centrée)
(laissez deux espaces)
L’adresse intérieure (cadrée à gauche)
(espace double)
La salutation(positionnée sur la marge gauche)
Le corps de la lettre suit la formule de politesse. Les paragraphes ne sont pas en retrait.
La fermeture complémentaire (centrée)
(laissez un espace pour la signature)
Le nom de l’expéditeur est également centré. Les initiales du dactylographe sont placées sur la marge de gauche. Toute mention de copie ou de pièce jointe est placée directement sous les initiales.
Le format en demi-bloc
Dans le cas d’une lettre en demi-bloc, d’autres parties de la lettre sont en retrait, comme suit :
L’adresse de retour (en retrait)
(laissez quelques lignes vides)
La date (sous l’adresse de retour)
Le nom et l’adresse du destinataire(dans la marge de gauche)
(laissez quelques lignes vides)
La salutation est placée directement en dessous, alignée avec la marge gauche. Si vous utilisez une ligne d’objet dans la lettre, elle est également au ras de la marge de gauche. La ligne initiale de chaque paragraphe du corps de la lettre doit être indentée. Cinq ou dix espaces sont généralement suffisants.
La Fermeture Complémentaire est en retrait.
Le nom de l’expéditeur apparaît directement sous la fermeture complémentaire. Les initiales du dactylographe sont placées dans la marge de gauche. La notation de la pièce jointe suit directement en dessous.
Quel format de lettre commerciale utiliser ?
Si vous recherchez le format de lettre le plus facile à utiliser, le format en bloc est celui qui vous convient. Tous les éléments qui composent la lettre d’affaires sont positionnés au ras de la marge de gauche et vous n’avez pas besoin de penser à centrer ou à indenter une partie quelconque de la lettre. Certaines personnes préfèrent l’un des autres styles de lettres commerciales couramment utilisés.
Aucun style n’est bon ou mauvais, à moins que l’entreprise pour laquelle vous travaillez s’attende à ce que les employés utilisent un format spécifique.
Si vous disposez d’un modèle de style, il est facile de positionner les parties de votre lettre aux endroits appropriés sans poser de questions. En fin de compte, si la lettre que vous écrivez est pour votre entreprise, le style que vous choisirez dépendra de vos préférences personnelles, puisque chacun des formats ci-dessus est approprié pour une utilisation commerciale.