Comment une entreprise peut ajouter un message d’absence sur son compte Google ?
Devenue indispensable dans le domaine professionnel, la boîte mail et surtout celle de Google mail offre de nombreuses fonctionnalités permettant de s’adapter selon la situation et les besoins des particuliers et des entreprises. Parmi celles-ci, on trouve la possibilité de paramétrer un message d’absence Gmail qui sera envoyé de façon automatique à tous vos clients qui vous contactent que vous n’êtes pas disponible. Cela permet de renseigner votre clientèle sur les raisons de votre indisponibilité et à quel moment vous serez disponible.
Cette fonction est personnalisable, et peut être activée selon la date, si cela se produit pendant une longue absence comme des congés, vous devrez suivre une procédure pour paramétrer votre répondeur.
Créer un message d’absence Gmail sur ordinateur
Pour créer un message d’absence Gmail depuis votre ordinateur, il faut d’abord vous connecter depuis un navigateur. L’onglet en question est situé en haut à droite de la fenêtre, près de l’icône du compte Google. Vous y verrez un bouton « paramètres », qui est un petit engrenage sur lequel vous devrez cliquer. Par la suite, accédez à tous les paramètres, et une fenêtre complète présentant tous les réglages possibles s’ouvrira. Dans l’onglet « général », vous trouverez une ligne « réponse automatique ». Et c’est elle qui vous intéresse.
Une fois que vous franchissez cette étape, le paramétrage du message d’absence devient facile. Il vous suffit de cocher la case « réponse automatique activée ». Vous aurez à votre disposition un certain nombre de réglages pour facilement personnaliser la fonction selon vos envies. Comme pour l’envoi d’un mail classique, vous devrez entrer l’objet, ensuite le texte du mail d’absence que vous désirez envoyer à vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires. Si possible mentionnez dans votre mail la date à laquelle vous serez absent ainsi que les motifs de cette absence.
Il ne vous reste plus qu’à entrer la date à partir de laquelle, la réponse automatique doit être envoyée. Si vous le désirez, vous pouvez prévoir la date de fin, mais ce n’est pas obligatoire. Dès votre reprise d’activité, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité.
Créer un message d’absence depuis un smartphone
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez créer un message d’absence Gmail depuis votre smartphone. Vous pouvez le faire de chez vous ou de l’entreprise. Il est possible de paramétrer votre message depuis le support de Gmail. La façon de procéder est presque la même. Tout d’abord, vous ouvrez l’application sur votre smartphone, ensuite, vous cliquez sur le menu situé en haut à gauche de l’écran, près de la barre de recherche. Un menu apparaîtra, et au bas de celui-ci, vous verrez l’onglet paramètres. Dans la fenêtre qui s’ouvrira devant vous, choisissez le compte Gmail pour lequel vous désirez paramétrer un message d’absence Gmail. Vous verrez alors un nouveau menu s’afficher et ce dernier contiendra des options et parmi elles, la réponse automatique. Après avoir choisie cette option, vous apercevrez les mêmes encarts que sur l’ordinateur, et vous n’aurez plus qu’à faire la même chose.