Quelles sont les procédures d’activation d’un plan de continuité des affaires ?
Un plan de continuité est un document qui décrit le fonctionnement d’une entreprise en cas de catastrophe naturelle ou de problème interne. En effet, il est possible qu’un ouragan ou une tornade frappe votre ville, ou une menace terroriste perturbe les services. Ce type de plan garantit le déroulement des opérations même si votre emplacement physique est endommagé ou menacé. Une fois que le plan est établi, assurez-vous que tous vos employés connaissent et le contenu et les procédures d’activation.
Les procédures d’activation
En supposant que votre organisation dispose d’un bon plan de continuité d’activités, l’idéal est de savoir quand, comment et qui l’activera ? Les étapes suivantes peuvent être utilisées comme lignes directrices pour les procédures d’activation de votre entreprise. Cependant, c’est à vous de les adapter à votre organisation.
Identifiez une équipe de direction
Choisissez trois personnes ou plus pour faire partie de l’équipe de direction. Elles devraient faire preuve de discernement pour savoir quand et comment activer le plan. Il faut que quelqu’un soit disponible pour cela même si il est malade ou en vacances.
Surveillez la situation
Les dirigeants de l’entreprise et son équipe opérant sur le plan de continuité doivent être prêts à tout moment à surveiller le sinistre imminent, s’il est connu à l’avance. Par exemple, l’arrivée d’un ouragan peut être connu à l’avance. En effet, le service météorologique prévient généralement des ouragans jusqu’à une semaine à l’avance. C’est aussi le cas pour d’autres catastrophes naturelles comme les tempêtes de neige et les verglas. Si le désastre s’est déjà produit, vous devrez quand même surveiller la situation pour comprendre les retards potentiels, les conséquences à long terme et d’autres variables.
Avisez les employés
Si l’emplacement physique de l’entreprise est atteint, utilisez la liste des contacts du plan pour activer une arborescence téléphonique ou une série de personnes à appeler. Elles ont à leur tour la fonction d’appeler d’autres gens pour leur informer de ce qui se passe. Dites-leur que le plan de continuité des affaires de l’entreprise est activé.
Suivez les étapes du plan
La plupart des plans prévoient que les services critiques soient établis dans une installation séparée. Cela inclut la restauration des données et la surveillance des sinistres.
Mettez en œuvre le plan
La plupart des régimes ont des équipes distinctes avec chacun leurs rôles et leurs responsabilités. Chaque équipe doit mettre en œuvre les étapes appropriées du plan pour rendre ses zones de travail respectives opérationnelles.
La reprise des opérations
En fonction de la nature de la catastrophe ou de l’urgence, un jour viendra où l’équipe devra décider de reprendre ses activités normales. Assurez-vous que les étapes de surveillance du plan de continuité d’activités incluent des rapports fréquents à l’équipe principale sur l’état des installations et leur fonctionnement normal.
Par exemple, en cas d’ouragan, il faut réparer les dégâts et peut-être rétablir l’électricité dans le bâtiment où se trouve la société. Au lendemain de l’ouragan, l’organisation peut avoir besoin de déplacer les employés et les installations critiques vers des emplacements sûrs et intacts. Après cela, le plan doit être conclu dès que les autorités diront qu’il est prudent de retourner dans l’immeuble. L’équipe dirigeante principale doit lancer un appel pour que tout le monde retourne à son lieu d’origine.